Phòng Quản lý Dự án

PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Quy trình ISO Quản lý dự án 6.02 PDF In Email
Viết bởi qlda   
Thứ sáu, 25 Tháng 9 2015 10:51
  1. 1. MỤC ĐÍCH

Qui trình này được ban hành nhằm mục đích:

  • Nhằm thống nhất các hoạt động Quản lý dự án trong toàn trường, tạo tính chuyên nghiệp và tính hiệu quả cao của việc thực hiện các dự án thông qua tính thống nhất của văn bản, trình tự thực hiện và đánh giá kết quả.
  • Qui định cách thức, trách nhiệm trong việc phối hợp thực hiện các hạng mục của dự án giữa các đơn vị liên quan.
  • Kiểm soát chặt chẽ các chi phí, tính hiệu quả của các dự án, quyền lợi trách nhiệm của các bên liên quan thông qua việc xác định rõ trách nhiệm của từng người, từng bộ phận tham gia quản lý và thực hiện dự án.
  • Đảm bảo hoạt động của dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách và thời gian đã được quy định.

  1. 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI  ÁP DỤNG

-  Phòng Quản lý dự án, Phòng Quản trị thiết bị, Phòng KH - TC, các đơn vị, cá nhân liên quan;

-  Các đơn bị hưởng lợi;

-  Địa bàn áp dụng: Toàn trường

  1. 3. CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN

3.1 Các tài liệu bên ngoài

  • Luật Đấu thầu 2005
  • Nghị định 85/2009/NĐ-CP về Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng
  • Nghị định 12/2009/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Xây dựng về lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình
  • Quy định, hướng dẫn của tổ chức tài trợ

.

3.2 Các tài liệu nội bộ

  • Các qui chế, qui định hiện hành của Trường;
  • Sổ tay chất lượng của Trường;
  • Quy trình quản lý tài chính các dự án (QT.08.07) của Phòng KHTC.

 

  1. 4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

4.1 Các thuật ngữ :

- Trường : Trường Đại học Ngoại thương

- Các đơn vị: Là các Phòng, Khoa, Trung tâm hoặc tương đương thuộc Trường

 

4.2 Các từ viết tắt:

- BGH :      Ban Giám hiệu

- P. QLDA: Phòng Quản lý Dự án

 

  1. 5. NỘI  DUNG CHÍNH

5.1 Lưu đồ

5.2 Diễn giải lưu đồ

5.2.1 Đề xuất dự án đã được phê duyệt:

Dự án ở giai đoạn ý tưởng: Ở giai đoạn này, ý tưởng có thể xuất phát từ nhu cầu của chủ đầu tư, hoặc người có thẩm quyền gợi ý cho chủ đầu tư, hoặc có thể xuất phát từ mục tiêu của chính nhà tài trợ.

Giai đoạn Xây dựng đề xuất dự án: Tham khảo QT.06.01

 

5.2.2 Thiết lập Dự án

  • Trách nhiệm

Sau khi Đề xuất Dự án được phê duyệt (chính thức nhận được tài trợ), Phòng QLDA có trách nhiệm xây dựng bản tuyên bố dự án, xây dựng cơ chế hoạt động cho Dự án, trình và xin phê duyệt của Hiệu trưởng.

  • Nội dung công việc

Phòng QLDA có trách nhiệm soạn thảo Bản tuyên bố Dự án. Bản tuyên bố dự án đóng vai trò quan trọng cho toàn bộ quá trình dự án. Đó là mục tiêu cần đạt được, có vai trò định hướng hoạt động và là cơ sở để công nhận kết quả cuối cùng của dự án. Bản tuyên bố Dự án gồm các nội dung sau đây:

+ Mục tiêu dự án

+ Các ràng buộc, tổ chức trong Dự án, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn, những vị trí trong Dự án, các giả định, các rủi ro ở mức độ tổng quát.

+ Xây dựng cơ chế hoạt động cho Dự án: Xây dựng cơ chế quản lý tài chính, cơ chế báo cáo và giám sát trong Dự án.

 

5.2.3 Bổ nhiệm Giám đốc Dự án, Thành lập các Ban Quản lý Dự án, Ban thực hiện Dự án

  • Trách nhiệm

Phòng QLDA chịu trách nhiệm soạn thảo Quyết định bổ nhiệm Giám đốc Dự án, Quyết định thành lập Ban Quản lý Dự án, Quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án và xin phê duyệt của Hiệu trưởng.

  • Nội dung công việc

-     Soạn thảo Quyết định bổ nhiệm Giám đốc Dự án, Quyết định thành lập Ban Quản lý Dự án, Quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án.

-     Soạn thảo Quyết định về cơ chế hoạt động của Ban QLDA và Ban thực hiện Dự án, lương/phụ cấp cho các vị trí trong Dự án (GĐ Dự án, các Ban QLDA và Ban thực hiện Dự án), xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và vai trò của Giám đốc Dự án, các vị trí trong Ban QLDA và Ban thực hiện Dự án.

  • Biểu mẫu sử dụng

-     Quyết định bổ nhiệm Giám đốc Dự án: QT.06.02/BM01

-     Quyết định thành lập Ban QLDA: QT.06.02/BM02

-     Quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án: QT.06.02/BM03

-     Quyết định ban hành quy định về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, quyền hạn của Ban QLDA, Ban thực hiện Dự án: QT.06.02/BM04.

5.2.4 Lập kế hoạch, lên lịch biểu triển khai Dự án

  • Trách nhiệm:

- Phòng Quản lý Dự án phối hợp với các Ban thực hiện lập Kế hoạch, lên lịch biểu triển khai các hoạt động dự án, trình và xin phê duyệt của Giám đốc Dự án

  • Nội dung công việc:

- Phòng Quản lý Dự án phối hợp với các Ban thực hiện lên lịch biểu triển khai cụ thể cho các hạng mục đã được phê duyệt bởi nhà tài trợ cụ thể: Tên hoạt động, đơn vị thực hiện, kinh phí thực hiện, thời gian bắt đầu triển khai, nội dung và hình thức triển khai, thời gian kết thúc (dự kiến), các kết quả đạt được (dự kiến).

  • Lưu ý

- Lịch biểu triển khai cần rõ ràng, chi tiết để việc kiểm soát thực hiện dễ dàng hơn.

 

5.2.5 Tổ chức thực hiện các hoạt động theo Kế hoạch

  • Trách nhiệm

- Các đơn vị (hoặc cá nhân) được phân công trong từng hoạt động của dự án (theo quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án) có trách nhiệm triển khai các công việc theo phân công.

- Phòng Quản lý Dự án có trách nhiệm tư vấn cho từng hoạt động khi được tham vấn.

  • Nội dung công việc

- Dựa trên Kế hoạch, lịch biểu triển khai dự án, trưởng Ban (hoặc nhóm) thực hiện của từng hoạt động sẽ phân công công việc cho từng thành viên tham gia trong hoạt động đó, đảm bảo thực hiện đúng thời gian và nội dung của từng hoạt động được đề ra theo Kế hoạch.

 

5.2.6 Kiểm soát

  • Trách nhiệm

-     Phòng Quản lý Dự án có trách nhiệm kiểm soát dự án và báo cáo lại cho Giám đốc Dự án.

  • Nội dung công việc

-     Sau khi mỗi hạng mục kết thúc, phòng QLDA tiến hành kiểm soát dự án, so sánh, đối chiếu giữa Kế hoạch và thực tế thực hiện, đồng thời điều chỉnh nếu cần thiết. Việc điều chỉnh này có thể dẫn đến phải điều chỉnh lại Kế hoạch (Quay lại bước 5.2.4)

- Việc điều chỉnh lại Kế hoạch phải được tham khảo ý kiến của Ban thực hiện dự án và Giám sát Dự án và được phê duyệt của Giám đốc Dự án.

 

5.2.7 Kết thúc dự án

  • Trách nhiệm

-   Phòng QLDA phối hợp với các Ban thực hiện dự án chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá hiệu quả dự án.

-   Phòng QLDA chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ dự án.

  • Nội dung công việc

-   Theo yêu cầu của nhà tài trợ, Phòng QLDA phối hợp với các Ban thực hiện dự án thực hiện các Báo cáo, Khảo sát để đánh giá hiệu quả dự án.

-    Phòng QLDA chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo đúng thời gian quy định dưới đây.

 

5.2.8 Giám sát dự án

  • Trách nhiệm

-     Cán bộ giám sát và đánh giá Dự án phối hợp chặt chẽ với các trưởng Ban thực hiện trong Dự án để xây dựng kế hoạch giám sát và theo dõi quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ của Dự án, đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng Kế hoạch đã được phê duyệt. Giám sát và đánh giá Dự án thường xuyên báo cáo Giám đốc Dự án về tình hình thực hiện Dự án và/hoặc những thay đổi trong quá trình thực hiện có thể dẫn đến việc làm thay đổi mục tiêu ban đầu của Dự án.

-     Các Ban chức năng trong Dự án, các đơn vị trong toàn trường có nghĩa vụ cung cấp các số liệu phục vụ cho công tác giám sát và đánh giá Dự án.

  • Nội dung công việc

-     Thu thập số liệu: Cán bộ giám sát chịu trách nhiệm thu thập số liệu. Tùy theo tính chất của báo cáo là định kỳ 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm 1 lần, trước thời điểm cần báo cáo 2 tuần Giám sát, đánh giá sẽ gửi công văn đến Trưởng các ban yêu cầu cung cấp đầy đủ số liệu thông tin vào mẫu biểu có sẵn, báo cáo tiến độ của các hoạt động đã và đang triển khai, và các kiến nghị (nếu có).

-        Báo cáo số liệu: Dựa vào số liệu báo cáo của các Trưởng ban, kết hợp với báo cáo khác (nếu có), cán bộ giám sát tổng hợp, lập báo cáo trình Giám đốc Dự án.

-        Số liệu trong các báo cáo và báo cáo cuối kỳ sẽ được Giám đốc Dự án ký phê duyệt cuối cùng để lưu trữ và gửi các bên có liên quan khi có yêu cầu.

-        Việc giám sát dự án được thực hiện từ bước đầu tiên (Thiết lập dự án) đến bước cuối cùng (Kết thúc dự án) để đảm bảo tính hiệu quả trong cả dự án.

5.2 Diễn giải lưu đồ

5.2.1 Đề xuất dự án đã được phê duyệt:

Dự án ở giai đoạn ý tưởng: Ở giai đoạn này, ý tưởng có thể xuất phát từ nhu cầu của chủ đầu tư, hoặc người có thẩm quyền gợi ý cho chủ đầu tư, hoặc có thể xuất phát từ mục tiêu của chính nhà tài trợ.

Giai đoạn Xây dựng đề xuất dự án: Tham khảo QT.06.01

 

5.2.2 Thiết lập Dự án

  • Trách nhiệm

Sau khi Đề xuất Dự án được phê duyệt (chính thức nhận được tài trợ), Phòng QLDA có trách nhiệm xây dựng bản tuyên bố dự án, xây dựng cơ chế hoạt động cho Dự án, trình và xin phê duyệt của Hiệu trưởng.

  • Nội dung công việc

Phòng QLDA có trách nhiệm soạn thảo Bản tuyên bố Dự án. Bản tuyên bố dự án đóng vai trò quan trọng cho toàn bộ quá trình dự án. Đó là mục tiêu cần đạt được, có vai trò định hướng hoạt động và là cơ sở để công nhận kết quả cuối cùng của dự án. Bản tuyên bố Dự án gồm các nội dung sau đây:

+ Mục tiêu dự án

+ Các ràng buộc, tổ chức trong Dự án, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn, những vị trí trong Dự án, các giả định, các rủi ro ở mức độ tổng quát.

+ Xây dựng cơ chế hoạt động cho Dự án: Xây dựng cơ chế quản lý tài chính, cơ chế báo cáo và giám sát trong Dự án.

 

5.2.3 Bổ nhiệm Giám đốc Dự án, Thành lập các Ban Quản lý Dự án, Ban thực hiện Dự án

  • Trách nhiệm

Phòng QLDA chịu trách nhiệm soạn thảo Quyết định bổ nhiệm Giám đốc Dự án, Quyết định thành lập Ban Quản lý Dự án, Quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án và xin phê duyệt của Hiệu trưởng.

  • Nội dung công việc

-     Soạn thảo Quyết định bổ nhiệm Giám đốc Dự án, Quyết định thành lập Ban Quản lý Dự án, Quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án.

-     Soạn thảo Quyết định về cơ chế hoạt động của Ban QLDA và Ban thực hiện Dự án, lương/phụ cấp cho các vị trí trong Dự án (GĐ Dự án, các Ban QLDA và Ban thực hiện Dự án), xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và vai trò của Giám đốc Dự án, các vị trí trong Ban QLDA và Ban thực hiện Dự án.

  • Biểu mẫu sử dụng

-     Quyết định bổ nhiệm Giám đốc Dự án: QT.06.02/BM01

-     Quyết định thành lập Ban QLDA: QT.06.02/BM02

-     Quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án: QT.06.02/BM03

-     Quyết định ban hành quy định về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, quyền hạn của Ban QLDA, Ban thực hiện Dự án: QT.06.02/BM04.

5.2.4 Lập kế hoạch, lên lịch biểu triển khai Dự án

  • Trách nhiệm:

- Phòng Quản lý Dự án phối hợp với các Ban thực hiện lập Kế hoạch, lên lịch biểu triển khai các hoạt động dự án, trình và xin phê duyệt của Giám đốc Dự án

  • Nội dung công việc:

- Phòng Quản lý Dự án phối hợp với các Ban thực hiện lên lịch biểu triển khai cụ thể cho các hạng mục đã được phê duyệt bởi nhà tài trợ cụ thể: Tên hoạt động, đơn vị thực hiện, kinh phí thực hiện, thời gian bắt đầu triển khai, nội dung và hình thức triển khai, thời gian kết thúc (dự kiến), các kết quả đạt được (dự kiến).

  • Lưu ý

- Lịch biểu triển khai cần rõ ràng, chi tiết để việc kiểm soát thực hiện dễ dàng hơn.

 

5.2.5 Tổ chức thực hiện các hoạt động theo Kế hoạch

  • Trách nhiệm

- Các đơn vị (hoặc cá nhân) được phân công trong từng hoạt động của dự án (theo quyết định thành lập Ban thực hiện Dự án) có trách nhiệm triển khai các công việc theo phân công.

- Phòng Quản lý Dự án có trách nhiệm tư vấn cho từng hoạt động khi được tham vấn.

  • Nội dung công việc

- Dựa trên Kế hoạch, lịch biểu triển khai dự án, trưởng Ban (hoặc nhóm) thực hiện của từng hoạt động sẽ phân công công việc cho từng thành viên tham gia trong hoạt động đó, đảm bảo thực hiện đúng thời gian và nội dung của từng hoạt động được đề ra theo Kế hoạch.

 

5.2.6 Kiểm soát

  • Trách nhiệm

-     Phòng Quản lý Dự án có trách nhiệm kiểm soát dự án và báo cáo lại cho Giám đốc Dự án.

  • Nội dung công việc

-     Sau khi mỗi hạng mục kết thúc, phòng QLDA tiến hành kiểm soát dự án, so sánh, đối chiếu giữa Kế hoạch và thực tế thực hiện, đồng thời điều chỉnh nếu cần thiết. Việc điều chỉnh này có thể dẫn đến phải điều chỉnh lại Kế hoạch (Quay lại bước 5.2.4)

- Việc điều chỉnh lại Kế hoạch phải được tham khảo ý kiến của Ban thực hiện dự án và Giám sát Dự án và được phê duyệt của Giám đốc Dự án.

 

5.2.7 Kết thúc dự án

  • Trách nhiệm

-   Phòng QLDA phối hợp với các Ban thực hiện dự án chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá hiệu quả dự án.

-   Phòng QLDA chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ dự án.

  • Nội dung công việc

-   Theo yêu cầu của nhà tài trợ, Phòng QLDA phối hợp với các Ban thực hiện dự án thực hiện các Báo cáo, Khảo sát để đánh giá hiệu quả dự án.

-    Phòng QLDA chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo đúng thời gian quy định dưới đây.

 

5.2.8 Giám sát dự án

  • Trách nhiệm

-     Cán bộ giám sát và đánh giá Dự án phối hợp chặt chẽ với các trưởng Ban thực hiện trong Dự án để xây dựng kế hoạch giám sát và theo dõi quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ của Dự án, đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng Kế hoạch đã được phê duyệt. Giám sát và đánh giá Dự án thường xuyên báo cáo Giám đốc Dự án về tình hình thực hiện Dự án và/hoặc những thay đổi trong quá trình thực hiện có thể dẫn đến việc làm thay đổi mục tiêu ban đầu của Dự án.

-     Các Ban chức năng trong Dự án, các đơn vị trong toàn trường có nghĩa vụ cung cấp các số liệu phục vụ cho công tác giám sát và đánh giá Dự án.

  • Nội dung công việc

-     Thu thập số liệu: Cán bộ giám sát chịu trách nhiệm thu thập số liệu. Tùy theo tính chất của báo cáo là định kỳ 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm 1 lần, trước thời điểm cần báo cáo 2 tuần Giám sát, đánh giá sẽ gửi công văn đến Trưởng các ban yêu cầu cung cấp đầy đủ số liệu thông tin vào mẫu biểu có sẵn, báo cáo tiến độ của các hoạt động đã và đang triển khai, và các kiến nghị (nếu có).

-        Báo cáo số liệu: Dựa vào số liệu báo cáo của các Trưởng ban, kết hợp với báo cáo khác (nếu có), cán bộ giám sát tổng hợp, lập báo cáo trình Giám đốc Dự án.

-        Số liệu trong các báo cáo và báo cáo cuối kỳ sẽ được Giám đốc Dự án ký phê duyệt cuối cùng để lưu trữ và gửi các bên có liên quan khi có yêu cầu.

-        Việc giám sát dự án được thực hiện từ bước đầu tiên (Thiết lập dự án) đến bước cuối cùng (Kết thúc dự án) để đảm bảo tính hiệu quả trong cả dự án.

 

Tìm kiếm

Đăng nhập


You are here: TRANG CHỦ Văn bản pháp quy Quy trình ISO Quản lý dự án 6.02
PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN - ĐH NGOẠI THƯƠNG
Địa chỉ liên hệ: Tầng 9 - Nhà A - Đại học Ngoại Thương Hà Nội, 91 Chùa Láng - Đống Đa - Hà Nội.
Tel.: 84 4 32595158/ext.261, 266, 268, 269 Fax.: 84 4 37753328