Phòng Quản lý Dự án

PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Quy trình ISO xây dựng đề án 6.03 PDF In Email
Viết bởi qlda   
Thứ hai, 14 Tháng 9 2015 11:47

1. MỤC ĐÍCH

Qui trình này được ban hành nhằm mục đích:

  • Quy định trình tự các bước thực hiện và thủ tục trong công tác xây dựng đề án tại trường Đại học Ngoại thương.
  • Nâng cao chất lượng và tính khả thi cho các đề án trước khi nộp cho nhà tài trợ.

2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

  • Đối tượng: Phòng, Khoa, Ban, Trung tâm, các đơn vị và cá nhân trong trường.
  • Phạm vi: Các Dự án có nguồn vốn tài trợ trong và ngoài nước.

3. CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN

  • Tài liệu bên ngoài

-       Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

  • Tài liệu nội bộ

-       Sổ tay chất lượng của Trường Đại học Ngoại thương

-       Quy trình quản lý tài chính các dự án (QT.08.07)

  1. 4. ĐỊNH NGHĨA VÀ THUẬT NGỮ

4.1 Các thuật ngữ

  • Ban giám hiệu:

Bao gồm Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng

  • Đơn vị:

Là các Phòng, Khoa, Bộ môn, Trung tâm hoặc tương đương.

  • Nhà tài trợ:

Là đơn vị cấp kinh phí để thực hiện dự án. Nhà tài trợ có thể là các tổ chức, các nhân trong và ngoài nước,...

  • Ban xét chọn đề cương:

Là một ban (có thể gồm từ 3 đến 5 thành viên) được lập ra nhằm đánh giá sơ bộ đề cương của đề xuất dự án về khả năng đáp ứng của nhà trường so với yêu cầu của nhà tài trợ, khả năng thu hút được tài trợ từ đề xuất và đưa ra quyết định có tiếp tục triển khai viết đề án hay không.

  • Ban xây dựng đề án:

Là một ban được lập ra để thực hiện xây dựng đề án và chịu sự điều phối trực tiếp của trưởng Ban xây dựng đề án.

  • Hội đồng thẩm định:

Là một Hội đồng gồm 5 đến 7 thành viên được lập ra có để đánh giá, thẩm định nội dung, hình thức của đề án so với những yêu cầu của nhà tài trợ và đưa ra những góp ý cho Ban xây dựng đề xuất chỉnh sửa, hoàn thiện Đề xuất Dự án.

 

4.2 Các từ viết tắt

-          Trường ĐHNT    : Trường Đại học Ngoại thương

-          P. QLDA             : Phòng Quản lý Dự án

-          BGH                     : Ban giám hiệu

-          Ban XCĐC           : Ban xét chọn đề cương

-          Ban XDĐA          : Ban xây dựng đề án

-          HĐTĐ                    : Hội đồng thẩm định

5. NỘI DUNG CHÍNH

5.1 Lưu đồ


1.1 Diễn giải

5.2.1 Xác định nhu cầu và lập đề xuất

Trách nhiệm

Các tổ chức, cá nhân trong toàn trường

 

Nội dung công việc

Các cá nhân, đơn vị chủ động tìm kiếm thông tin từ các nhà tài trợ, khi có thông tin về tài trợ phù hợp với nhu cầu và khả năng của nhà trường thì lập đề xuất sơ bộ gửi lên trưởng đơn vị xem xét.

 

Biểu mẫu sử dụng: QT.06.01/BM01

 

5.2.2 Xem xét đề xuất

Trách nhiệm

Trưởng đơn vị có đề xuất dự án

 

Nội dung công việc

Sau khi các cá nhân, nhóm trình đề xuất, trưởng đơn vị xem xét và đánh giá về mục tiêu của dự án với mức độ phù hợp và khả thi khi áp dụng tại đại học Ngoại thương, khả năng xin được tài trợ…, từ đó đưa ra những góp ý (nếu có) và quyết định có duyệt đề án để gửi lên Phòng QLDA hay không.

 

 

5.2.3 Tổng hợp và cho ý kiến, thành lập Ban xét chọn đề cương

  • Bước 1: Tổng hợp và cho ý kiến và đề xuất Ban xét chọn đề cương

Trách nhiệm

Phòng Quản lý Dự án

 

Nội dung công việc

- Sau khi nhận được các đề xuất của các đơn vị gửi lên, trong vòng 1 tuần, Phòng Quản lý Dự với tư cách là đơn vị chuyên môn về Dự án sẽ tổng hợp và cho ý kiến vào Biên bản góp ý đề xuất dự án.

- Phòng Quản lý Dự án cũng đề xuất các thành viên trong Ban xét chọn đề cương và trình lên Ban giám hiệu phê duyệt và ra quyết định.

 

Biểu mẫu áp dụng: QT.06.01/BM02

 

  • Bước 2: BGH Phê duyệt Ban xét chọn đề cương

Trách nhiệm

Ban Giám hiệu

 

Nội dung công việc

- Sau khi nhận được đề xuất các thành viên trong Ban xét chọn đề cương của Phòng Quản lý Dự án, Ban Giám hiệu sẽ xem xét và phê duyệt, ra quyết định thành lập Ban xét chọn đề cương.

 

Biểu mẫu áp dụng: QT.06.01/BM03

 

5.2.4 Duyệt đề xuất dự án

Trách nhiệm

Ban xét chọn đề cương

 

Nội dung công việc

Đề xuất dự án phải được gửi cho Ban xét chọn đề cương 2 tuần trước khi cuộc họp xét chọn diễn ra. Ban xét chọn đề cương sẽ căn cứ trên các bản đề xuất để đánh giá mức độ phù hợp, tính khả thi của dự án, phương án triển khai…và đưa ra quyết định có duyệt đề xuất hay không, hoặc đưa ra các góp ý để chỉnh sửa đề xuất cho phù hợp.

 

Lưu ý: Trong trường hợp Ban xét chọn đề cương thấy đề xuất cần phải chỉnh sửa thì sẽ đưa ra những góp ý, tư vấn cụ thể và chuyển lại cho đơn vị lập lại đề xuất. Nếu thấy đề xuất không phù hợp và không khả thi thì sẽ dừng lại, không tiếp tục triển khai đề xuất nữa.

 

5.2.5 Đề xuất Ban xây dựng và Kế hoạch xây dựng đề án, Hội đồng Thẩm định

Trách nhiệm

Phòng Quản lý Dự án

 

Nội dung công việc

 

Phòng Quản lý Dự án sau khi xem xét kỹ về đề cương cũng nhu tính đặc thù, lĩnh vực của Dự án sẽ đề xuất Ban xây dựng đề án với những thành viên được chọn lọc kỹ càng, có đủ chuyên môn và năng lực để viết đề xuất dự án. Đồng thời, Phòng Quản lý Dự án cũng lập kế hoạch xây dựng đề án để đảm bảo tiến độ, thời gian hợp lý, phù hợp với yêu cầu của nhà tài trợ.

Phòng Quản lý Dự án đề xuất danh sách Hội đồng thẩm định đề án và xin trình BGH  phê duyệt.

 

Biểu mẫu áp dụng: QT.06.01/BM04, QT.06.01/BM05 và QT.06.01/BM06

 

5.2.6. Viết đề án, tổng hợp và lập dự toán xây dựng đề án

Trách nhiệm: Ban xây dựng Đề án.

 

Nội dung công việc: Ban xây dựng đề án sẽ phân công các thành viên triển khai các công việc cụ thể để viết đề án. Các thành viên được phân công có trách nhiệm tìm hiểu, thu thập thông tin và viết đề án theo đúng tiến độ và kế hoạch đặt ra.

Ban xây dựng đề án cũng có trách nhiệm lập dự toán xây dựng đề án để trình Ban Giám hiệu cấp kinh phí cho việc viết đề án.

 

Biểu mẫu áp dụng: QT.06.01/BM07

 

5.2.7. Xem xét, góp ý và Duyệt đề án

Trách nhiệm: Trưởng Ban xây dựng đề án, Phòng Quản lý Dự án và Hội đồng thẩm định

 

Nội dung công việc: Sau khi Ban xây dựng đề án viết và tổng hợp đề án sẽ gửi cho trưởng Ban xây dựng đề án xem xét và góp ý. Bản đề án được Trưởng ban xây dựng đề án thông qua sẽ được gửi cho Phòng Quản lý Dự án góp ý.

Bản đề xuất cuối cùng sau khi được chỉnh sửa hoàn thiện sẽ được gửi tới Hội đồng thẩm định xem xét và phê duyệt. Đề xuất phải được gửi cho Hội đồng thẩm định 2 tuần trước khi diễn ra buổi họp đánh giá đề án. Trong buổi họp, các thành viên hội đồng thẩm định sẽ đưa ra những ý kiến nhận xét, đánh giá đề án, cũng như những câu hỏi đối với Ban xây dựng đề án, có những góp ý đối với đề án để Ban xây dựng đề án chỉnh sửa trước khi gửi cho nhà tài trợ.

 

5.2.8. Chuyển cho nhà tài trợ và theo dõi

Trách nhiệm: Phòng Quản lý Dự án

Nội dung công việc: Phòng Quản lý Dự án có trách nhiệm nhận bản đề án hoàn thiện từ Ban xây dựng đề án và gửi cho Nhà tài trợ. Phòng là đơn vị điều phối, thường xuyên liên hệ với nhà tài trợ để cập nhật thông tin kịp thời và báo cáo lại tình hình cho BGH.

 

5.2.9. Cập nhật danh mục dự án

Trách nhiệm: Phòng Quản lý Dự án

 

Nội dung công việc: Phòng Quản lý Dự án cập nhật tên Dự án vào danh mục dự án theo mẫu QT.06.01/BM08 để tiện cho quá trình theo dõi và quản lý.

 

Biểu mẫu áp dụng: QT.06.01/BM08

 

5.2.10. Lập đề nghị thanh toán

 

Trách nhiệm: Phòng Quản lý Dự án

 

Nội dung công việc: Phòng Quản lý Dự án căn cứ trên Dự toán xây dựng đề án và chi phí thực tế cho công tác xây dựng Đề án để làm quyết toán và lập đề nghị thanh toán.

Lưu ý: Số tiền thanh toán không được vượt quá Dự toán ban đầu

Tham khảo QT.08.03

 

2. LƯU TRỮ HỒ SƠ

Phòng Quản lý Dự án và các đơn vị trực tiếp thực hiện có trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ sau:

 

STT

LOẠI HỒ SƠ

TRÁCH NHIỆM

THỜI HẠN LƯU

1

Phiếu đề xuất dự án

Đơn vị, P. QLDA

5 năm

2

Biên bản Góp ý đề xuất dự án

Đơn vị, P. QLDA

5 năm

3

Quyết định thành lập Ban xét chọn đề cương

P.QLDA

5 năm

4

Quyết định thành lập Ban xây dựng đề án

P.QLDA

5 năm

5

Tờ trình Kế hoạch xây dựng đề án

P.QLDA

5 năm

6

Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định

P.QLDA

5 năm

7

Đề án

P.QLDA

5 năm sau khi dự án kết thúc

8

Danh mục dự án

P.QLDA

Cập nhật

 

 

 

 

 

 

 

Ghi chú:

  • Thời điểm bắt đầu lưu trữ hồ sơ chứng từ được tính từ mốc phát sinh hồ sơ (ngày lập hồ sơ)

7. PHỤ LỤC

7.1.        Các biểu mẫu đính kèm

TT

TÊN BIỂU MẪU

MÃ SỐ

01

Phiếu đề xuất dự án

QT.06.01/BM01

02

Biên bản Góp ý đề xuất dự án

QT.06.01/BM02

03

Quyết định thành lập Ban xét chọn đề cương

QT.06.01/BM03

04

Quyết định thành lập Ban xây dựng đề án

QT.06.01/BM04

05

Tờ trình Kế hoạch xây dựng đề án

QT.06.01/BM05

06

Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định

QT.06.01/BM06

07

Biều mẫu đề án

QT.06.01/BM07

08

Danh mục dự án

QT.06.01/BM08


Cập nhật ngày Thứ sáu, 25 Tháng 9 2015 11:18
 

Tìm kiếm

Đăng nhập


You are here: TRANG CHỦ Văn bản pháp quy Quy trình ISO xây dựng đề án 6.03
PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN - ĐH NGOẠI THƯƠNG
Địa chỉ liên hệ: Tầng 9 - Nhà A - Đại học Ngoại Thương Hà Nội, 91 Chùa Láng - Đống Đa - Hà Nội.
Tel.: 84 4 32595158/ext.261, 266, 268, 269 Fax.: 84 4 37753328